Brigitte Seibold

Blog

10 Jan

Wie kommt die Strategie in den Prozess?

AlleuntereinemHutProzesse visualisieren

Manche Prozesse in Unternehmen gleichen einem Wildwuchs; im Laufe der Jahre werden Anpassungen vorgenommen, neue Regeln und Abläufe eingeführt, Strukturen geschaffen. Im drängenden Tagesgeschäft werden Änderungen oftmals schnell umgesetzt; Prozesse werden nur mündlich weitergegeben, unzureichend dokumentiert oder auch einfach nur gelebt. Spezialisten arbeiten sich in ihrem Bereich in den Details und so geht immer wieder der Blick „über den Tellerrand“ und somit auch das Verständnis für das Ganze verloren.
 
Zukunftsfähige Organisationen brauchen klare, für alle transparente und dabei flexible Prozesse, die auf einem gemeinsamen Verständnis aller Beteiligten beruhen. 
Je komplexer das Produkt umso komplexer gestalten sich die Prozesse; schier unbewältigbar zeigt sich die Komplexität der Prozesse immer wieder, wenn das Thema „Digitalisierung“ in langjährig bewährte Prozesse integriert werden muss. Oft bleibt dann kein Stein mehr auf dem anderen. Zuständigkeiten und Verantwortungsbereiche verschieben sich, neue Kompetenzen werden gebraucht – umso wichtiger ist es alle Betroffenen zu beteiligen und „mitzunehmen“. Wie kann das gelingen? 

Prozesse Visualisieren 1

Prozesse Visualisieren 2

Ein großer Raum, eine weiße großformatige Papierwand; die am Prozess beteiligten Führungskräfte…. mal sind es 3, mal sind es 20 Verantwortliche. Ziel: einen Prozess in seinen Details, mit seinen Schnittstellen und Zuständigkeiten, parallelen Verfahrensschritten und Abhängigkeiten etc. festzuhalten und strategische Änderungen zu integrieren.  
 
Wir starten am Punkt Null und gehen gemeinsam Schritt für Schritt vor; Als Arbeitsgrundlage wird der Ist-Prozess visualisiert. Moderation und Visualisierung verschmelzen: Fragen stellen, Konsens finden, hartnäckig sein…. Unmittelbar wird deutlich: Nur was klar ist, kann auch gezeichnet werden! Und nur wofür ein gemeinsamer Konsens besteht, wird auch gezeichnet! Unterschiedliche Sichtweisen, Interpretationen, auch Interessen werden sofort deutlich, kommen sogar immer wieder auch zum ersten Mal überhaupt zu Tage. Notwendiges Spezialistentum bedeutet in Unternehmen oftmals auch, dass kein ausreichendes gemeinsames Prozess-Verständnis besteht. Und immer wieder das Thema: Es fehlt an Kommunikation. 
 
Schritt 2: Der Soll-Prozess – wie kommt die neue Strategie in den Prozess? Was verändert sich? Wie können alle Beteiligten informiert und einbezogen werden? Wiederum hilft die Visualisierung die Dinge unmissverständlich auf den Punkt zu bringen. Sprache allein lässt Interpretationsspielraum, ein Bild macht oftmals transparent, dass zwar vom selben geredet wird, aber etwas anderes damit gemeint wird. 
 
Hochkonzentriertes gemeinsames Arbeiten. Am Ende steht ein „Prozess-Bild“, eine Visualisierung, die einen Prozess beschreibt und gleichzeitig aus einem intensiven Prozess heraus entwickelt wurde.